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Definición de auditoría administrativa
¿Cuáles son las etapas del modelo de Leonard?
III.1 Modelo de William P. Leonard
Uno de los precursores de la auditoría administrativa fue William P. Leonard, quien presenta su modelo de auditoría administrativa en su libro titulado Eva- luación de los métodos y eficiencia administrativa publicado en 1991.
En su modelo, Leonard plantea que el objetivo principal de la auditoría ad- ministrativa es descubrir las deficiencias o áreas de mejora que pudieran existir en alguna de las partes de la empresa para realizar las recomendaciones que per- mitan superar esas deficiencias.
Si bien, el objetivo de su modelo es un poco limitativo respecto a lo que hoy sabemos que puede lograrse gracias a un proceso de auditoría administrativa, sí marca un precedente de lo que es la esencia misma de la auditoría: analizar y proponer.
Partimos así del concepto de auditoría administrativa propuesto por Leo- nard, para posteriormente proceder a explicar en qué consiste su modelo.
Leonard define la auditoria administrativa como: “Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o de- partamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que se dé a sus recursos humanos y ma- teriales” (William, 1991: 46).
En esta definición se manifiesta el objetivo que Leonard adjudica a la audi- toría administrativa: el de revisar una función específica, un departamento o la empresa completa con el fin de corregir u optimizar su funcionamiento.
Además, propone que el programa a seguir incluya los objetivos y el plan de ejecución aprobado por la dirección.
De acuerdo con esto, el modelo de Leonard contempla dos partes (iden- tificación de las deficiencias o áreas de mejora para corregirlas y seguimiento) desagregadas en cuatro etapas. A continuación revisamos éstas y dejamos como punto para que reflexiones si con tales etapas será suficiente obtener informa- ción que permita hacer un diagnóstico de la situación de un área o empresa, y más aún, mejorarla.
El modelo de Leonard comprende cuatro etapas, en cada una identifica los factores precisos que él considera deberán ser evaluados antes y durante la audi- toría administrativa. Esto puedes apreciarlo en el siguiente esquema:
Etapas del modelo
U I I I. M+
Etapa 1 Examen, alcances y limitaciones
- Planes y objetivos.
- Estructura organizacional.
- Políticas y prácticas.
- Reglamentos.
- Sistemas y procedimientos.
- Métodos de control.
- Mechas de operación.
- Recurso humano.
- Instalaciones y equipos
Etapa 2 Evaluación
- Qué áreas de la empresa están o no funcionando adecuada- mente.
- Qué áreas de la empresa cumplen con las expectativas para desarrollar sus recomendaciones.
Etapa 4 Seguimiento
- Revisión de las instalaciones.
- Apoyo por parte de los recursos humanos en el diseño de formas y procedimientos.
- Conclusión de cualquier asunto pendiente.
- Verificación del informe con la alta gerencia.
Etapa 3 Presentación o informe
- Discusión oral de los aspectos importantes.
- Redacción del informe con los descubrimientos y recomendaciones.
- Presentación del informe final.
Figura 1. Etapas del modelo de auditoría de William P. Leonard.
En esta etapa se identifica el alcance de la auditoría, es decir, si debe enfo- carse sólo a una función, a un departamento o a toda la empresa. Además, impli- ca un análisis de los factores bajo los cuales opera la organización, los cuales son determinantes para que el auditor plantee a la dirección de la empresa el alcance y las limitaciones de la auditoría a realizar.
Los elementos de la organización que deben revisarse antes de establecer un compromiso son:
a) Planes y objetivos. Por lo general, las organizaciones tienen definidos sus planes y objetivos, pero en algunas ocasiones parece que éstos no se logran por causas que resultan inexplicables para la organización. En este sentido, es importante que el auditor los revise junto con la dirección para saber si representan o no lo que se quiere lograr, o bien, las causas por las que no se están alcanzando.
b) Estructura organizacional. Representa la manera como se encuentran distribuidas o repartidas las tareas en la organización, por lo que implica
Etapa 1: Examen, alcances y limitaciones
U I I I. M+
En esta etapa el auditor cuenta con los elementos suficientes para demostrar a la dirección de la empresa cuáles de sus áreas no están funcionando adecua- damente y cuáles cumplen con las expectativas esperadas; para después poder desarrollar sus recomendaciones.
Con esta etapa se cierra el trabajo realizado por el auditor en todos sus as- pectos y recomendaciones. Comprende un documento escrito y su réplica oral. El auditor debe tener mucho cuidado en la manera como presenta la informa- ción, considerando a quién la dirigirá.
Se presenta el informe en tres fases:
a) Discusión oral de aspectos importantes. Cara a cara con los directivos o responsables de la organización, el auditor presenta los resultados de la auditoría con el fin de que se analice la situación observada y se manifies- ten los puntos de vista de cada parte.
b) Redacción del informe con los descubrimientos y recomendaciones. Consiste en elaborar un documento que sustente cada una de las obser- vaciones y planteamientos que propone el auditor.
c) Presentación del informe final. Es la presentación oral y escrita de las conclusiones a las que ha llegado el auditor respecto a la situación del área sujeta a revisión.
Leonard dice que “su objetivo principal es completar cualquier asunto pen- diente, que forme parte de las recomendaciones, y sobre el cual no se haya hecho nada” (William, 1991: 112). Además, considera que una auditoría a la que no se le da seguimiento no tendrá ningún valor para la organización, y que se debe de- signar a una persona con suficiente autoridad para que se encargue de garantizar la implementación de las recomendaciones.
El seguimiento implica vigilar que se lleven las siguientes actividades:
a) Revisión de las instalaciones para verificar si se cuenta con la maquinaria o equipo necesarios en las operaciones diarias de la empresa.
b) Apoyo por parte de los recursos humanos en el diseño de formas y proce- dimientos. Para ello, es preciso que el trabajo se realice en equipo y no de “uno contra todos”.
c) Conclusión de cualquier asunto pendiente. Es preciso que no exista otra prioridad además de la recomendada.
d) Verificación del informe con la alta gerencia para que ésta compruebe que los resultados son reales y que se están dando después de la aplicación de las recomendaciones derivadas de la auditoría.
Etapa 3: Presentación o informe
Etapa 4: Seguimiento
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Como puedes observar, lo que Leonard espera que se realice en esta etapa es constatar que las recomendaciones den los resultados esperados en el enten- dido de que éstos no se darán si no se cuenta con las condiciones necesarias para ello. Es común que las organizaciones y el personal encuentren pretextos para posponer la realización de nuevos proyectos, lo cual ocurre muchas veces por desconocimiento o falta de claridad en las instrucciones, así como por la creen- cia de que éstos significan incrementar la carga habitual de trabajo.
De acuerdo con todo lo anterior, podemos decir que los rasgos del modelo de Leonard apuntan a lograr que el personal se involucre en el proyecto y vis- lumbre los beneficios que obtendrá después del proceso de auditoría.
