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ARCHIVO RELACIONADO CON TRAMITE DOCUMENTOS, Cheat Sheet of Information Integration

INFORME DE ARCHIVO RELACIONADO CON TRAMITAR DOCUMENTOS

Typology: Cheat Sheet

2022/2023

Uploaded on 10/25/2024

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martha-dulcey 🇺🇸

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LEY 594 de 2000 - Ley General de Archivos
LEY 1712 DE 2014 - De Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública
Acuerdo PCSJA17-10784 de 2017 - Políticas Generales de Gestión Documental para la Rama Judicial
Archivo de Gestión: Documentos activos
Archivo Central: Se deben transferir (primaria) los documentos que se conservarán en un período adicional
Archivo Histórico: Documentos que tienen valores especiales (Históricos, Científicos, Culturales) y se conservan
indefinidamente.
Serie documental: Conjunto de documentos que tienen que ver con la misma función.
Subserie documental: Documentos que forman parte de una serie y que su contenido es diferente.
Tabla de Retención Documental: Listado de series y subseries a los cuales se le asigna un tiempo de permanencia en cada
etapa.
Disposición final: Parámetros para saber qué hacer con los documentos
(Conservación total-Eliminación -Selección-Medio tecnológico)
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Encabezado: Información de la empresa, datos como Oficina Productora, Unidad Administrativa
Sistema de Clasificación: Cómo están agrupados los documentos. Serie-Subserie-Tipología-Documentos-Soporte (F
"Físico" y E "Electrónico)
Valoración Documental: Se estipula el número de años que se debe conservar la información y así mismo qué hacer con
los archivos.
Se establecen a partir de la estructura orgánica, a cada dependencia administrativa le corresponde una TRD.
Período de Implementación: A partir de 2019.
Bloques de Información:
La implementación y seguimiento de las TRD se realiza a partir de un instructivo "Implementación de las TRD para la
organización de los archivos de gestión".
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LEY 594 de 2000 - Ley General de Archivos LEY 1712 DE 2014 - De Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Acuerdo PCSJA17-10784 de 2017 - Políticas Generales de Gestión Documental para la Rama Judicial Archivo de Gestión: Documentos activos Archivo Central: Se deben transferir (primaria) los documentos que se conservarán en un período adicional Archivo Histórico: Documentos que tienen valores especiales (Históricos, Científicos, Culturales) y se conservan indefinidamente. Serie documental: Conjunto de documentos que tienen que ver con la misma función. Subserie documental: Documentos que forman parte de una serie y que su contenido es diferente. Tabla de Retención Documental: Listado de series y subseries a los cuales se le asigna un tiempo de permanencia en cada etapa. Disposición final: Parámetros para saber qué hacer con los documentos (Conservación total-Eliminación -Selección-Medio tecnológico) N O R M A T I V A C O N C E P T O S T É C N I C A S D E A R C H I V O Y G E S T I Ó N T R D - A S P E C T O S Encabezado: Información de la empresa, datos como Oficina Productora, Unidad Administrativa Sistema de Clasificación: Cómo están agrupados los documentos. Serie-Subserie-Tipología-Documentos-Soporte (F "Físico" y E "Electrónico) Valoración Documental: Se estipula el número de años que se debe conservar la información y así mismo qué hacer con los archivos. Se establecen a partir de la estructura orgánica, a cada dependencia administrativa le corresponde una TRD. Período de Implementación: A partir de 2019. Bloques de Información: La implementación y seguimiento de las TRD se realiza a partir de un instructivo "Implementación de las TRD para la organización de los archivos de gestión".

Los documentos aparecen como testimonio jurídico y administrativo. En la época grecorromana se toman de carácter público y las puertas de los archivos se abren al pueblo con la caída del imperio romano vuelven a ser de carácter privativo. Durante las siguientes épocas los documentos adquieren validez. 1839 aparece la microfilmación, el inglés John Benjamin instaló en una cámara fotográfica un lente de microscopio. Durante la guerra de 1871 cuando el fotógrafo francés Gaspar y René desarrollaron esta técnica para micro filmar las instrucciones y mensajes enviados por las tropas ubicadas en el frente de guerra en los altos mandos militares. Viernes 9 de Abril de 1948 parte del patrimonio entre ellos documentos desaparecieron. Se sancionaron Decretos que daban ingresos a la microfilmación para conservar la información y proteger los documentos públicos. En el rollito cabe aproximadamente 2500 documentos de 2500 imágenes, posteriormente a eso se revela con químicos para lograr evidenciar esas imágenes. El proceso tarda en revelar la totalidad de las imágenes aproximadamente 45 minutos, permitiendo así lograr manipular la película y realizar pruebas de calidad y resolución. Puede durar hasta 500 años con un excelente cuidado. M I C R O F I L M A C I Ó N