Introduction à PowerPoint : Guide de l'utilisateur, Study notes of Information Systems

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Lorsque l’on ouvre le logiciel PowerPoint, la fenêtre qui s’affiche à l’écran est composée de différents outils. Figure 2 : L’écran de PowerPoint

Tout en haut à gauche de l’écran, la Barre de titre indique le nom du logiciel utilisé (ici PowerPoint). À droite, on trouve trois pictogrammes avec respectivement les fonctionnalités suivantes : fermer provisoirement la fenêtre de PowerPoint, la redimensionner et la fermer définitivement jusqu’à une nouvelle utilisation.

Sous la barre de titre se trouve la Barre de menus. Celle-ci permet l’accès à toutes les ressources de PowerPoint utiles à la création d’une présentation. Àdroite de cette barre, on aperçoit un pictogramme. Un clic sur celui-ci donne lieu à la fermeture du document en cours d’élaboration. Le logiciel se compose donc de deux fenêtres imbriquées l’une dans l’autre. Ainsi, la fenêtre contenant un document peut être fermée ou redimensionnée sans que la fenê tre générale ne change d’aspect.

Ces caractéristiques sont importantes lorsque l’on souhaite travailler sur plusieurs documents en même temps. Elles permettent de se passer facilement d’un document à l’autre.

Sous la Barre de menus, on observe une Barre d’outils correspondant aux commandes les plus utilisées de PowerPoint.

Juste en-dessous de la Barres d’outils, une règle , dont l’unité est en centimètre , indique la position des objets par rapport à la largeur de la feuille. Une règle identique est p lacée sur le bord gauche de la feuille et donne l’emplacement des objets par rapport à la hauteur de la feuille.

La zone blanche équivaut à l’espace de travail, en l’occurrence une page de papier, qui sert à placer puis modifier les éléments désirés.

Deux barres de défilement placées sur la droite et en bas de l’écran permettent de se déplacer sur la diapositive si celle-ci n’apparaît pas en entier sur l’écran de l’ordinateur.

Àgauche de l’écran, le Volet de Plan affiche la liste des diapositives de la présentation et permet de se déplacer rapidement de l’une à l’autre.

Le Volet de commentaires, très utile dans le cas d’une présentation orale , permet de renseigner des indications à une présentation, et qui pourront ou non être imprimées.

Tout en bas, la barre d’état donne des informations liées à ce que l’utilisateur est en train de faire.

Enfin, la zone blanche délimite le format d’une diapositive. Il est nécessaire d’avoir des marges à gauche, à droite, en haut et en bas. Celles-ci sont par défaut d’une largeur et d’une hauteur de 2,5 cm.

Elle prend l’apparence suivante lorsque le pointeur de la souris est situé sur le bord de la forme ; vous êtes alors en mode sélection et modification de la zone :

La zone de texte est délimitée par un contour et 9 points d’ancrages. Ces derniers sont utilisés comme repères pour redimensionner la zone de texte ou comme points d’ancrage (= attaches) pour les connecteurs. Le point d’ancrage de couleur est utilisé comme repère pour les fonctions de pivot.

3.1.1.2 LES FORMES AUTOMATIQUES Pour ajouter une forme automatique dans une diapositive, utilisez le bouton de la barre de dessins. Choisissez ensuite parmi les rubriques celle qui vous convient :

Si vous choisissez l’option Autre formes automatiques, une nouvelle liste de formes s’ouvre dans le volet droit de l’écran.

Certaines formes ont des caractéristiques particulières :  les boutons d’action sont utilisés dans la création de diaporama uniquement  les connecteurs sont destinés à être ancrés sur d’autres formes et donc automatiquement déplacés avec ces dernières. Les connecteurs sont particulièrement utiles si vous so uhaitez créer une arborescence (organigramme de société, description d’un processus, arbregénéalogique, ...).

Une fois la forme choisie, cliquez à l’endroit de la diapositive où vous souhaitez la voir apparaître et en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, tirez la souris jusqu’à atteindre la taille désirée.

La forme automatique (par exemple un rectangle) prend l’apparence suivante lorsque le pointeur de la souris est situé sur la forme :

La forme automatique est délimitée par un contour et des points d’ancrages. Ces derniers sont utilisés comme repères pour redimensionner la forme ou comme points d ’ancrage (= attaches) pour les connecteurs. Le point d’ancrage de couleur est utilisé comme repère pour les fonctions de pivot.

Il existe d’autres formes, comme les flèches larges, qui utilisent un autre point d’ancrage supplémentaire en forme de losange. Celui-ci est utilisé pour « déformer » l’objet. Dans la figure ci-dessous, on passe de la première à la seconde flèche en positionnant la souris sur le point d’ancrage en forme de losange et en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, on déplace la souris vers la droite et vers le bas :

Les formes automatiques les plus couramment utilisées sont accessibles directement via des boutons sur la barre de dessin comme les traits, les flèches simples, les rectangles ou les cercles.

Une forme automatique peut contenir du texte. Pour saisir du texte, il suffit de cliquer sur la forme et de taper ensuite le texte.

Attention : les formes fines comme les traits, flèches simples et connecteurs ne peuvent pas contenir de texte.

3.1.1.3 LES AUTRES ELEMENTS GRAPHIQUES Pour enrichir vos diapositives, vous pouvez également intégrer des images. Choisissez dans le menu Insertion l’option Image ou utilisez le bouton de la barre de Dessin.

3.1.2.2 CREER DES LISTES A PUCES OU A NUMERO Dans une zone de texte, il est possible de créer des listes à puces ou numéros. Pour créer une liste à puces ou numéros, saisissez le texte en allant à la ligne pour chaque élément de la liste. Sélectionnez ensuite les lignes pour lesquelles vous souhaitez ajouter une puce ou un numéro et choisissez dans le Menu Accueil, l’option Puces et numéros.

Figure 4 : L’onglet « Puce » de la boî te de dialogue « Puces et numéros »

Vous pouvez choisir un format de puce, sa couleur et sa taille. Avec l’option Image, vous pouvez utiliser n’importe quelle image en guise de puce. Avec l’option Personnaliser, vous accédez à une palette de caractères spéciaux et vous pouvez les utiliser en guise de puce.

Figure 5 : L’onglet « Numérotée » de la boi ̂te de dialogue « Puces et numéros »

Avec l’onglet « Numérotée », vous pouvez numéroter automatiquement votre liste en choisissant une numérotation numérique ou alphabétique.

3.1.2.3 METTRE EN FORME LES PARAGRAPHES Pour rendre le texte plus lisible, vous pouvez également modifier la taille des interlignes et l’alignement. Pour modifier la taille des interlignes, sélectionnez le paragraphe puis allez dans le Menu Accueil, option Paragraphe.

Figure 6 : La boî te de dialogue « Interligne »

Vous pouvez modifier la taille de l’interligne au sein du paragraphe, avant et après ce dernier. Le paragraphe est le groupe de texte que vous avez sélectionné.

Pour modifier l’alignement d’un paragraphe, sélectionnez le texte et choisissez dans le Menu Accueil, l’option Paragraphe. Les sous-options vous permettent de l’aligner à gauche, à droite, au centre ou de le justifier.

Pour structurer votre texte, vous pouvez enfin gérer des retraits en cascade. L’utilisation de la règle vous aidera à positionner les retraits où vous le souhaitez. Pour décaler un paragraphe vers la gauche, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton.

Figure 7 : Utilisation de la règle pour la mise en forme des paragraphes

Avec l’option Autres couleurs, vous accédez à une palette de couleur plus large. Enfin, avec l’option Motifs et textures, vous pouvez utiliser des fonds intégrant des éléments graphiques plus élaborés. Vous pourrez ainsi intégrer des dégradés, des textures, des motifs et des images. Pour le détail des onglets.

3.1.2.5 MODIFIER LES COULEURS ET LES TRAITS DES OBJETS POWERPOINT Il est possible de retravailler le contour et le remplissage de tous les objets zone de texte ou formes automatiques. Pour les images, vous pourrez créer un contour mais en aucun cas PowerPoint ne vous permet de retravailler les couleurs de l’image elle-même. Pour cela, il faut utiliser des logiciels spécialisés dans la retouche de photo.

PowerPoint vous donne accès, via la barre d’outil dessin, à toutes les fonctions de mise en forme: Le bouton « couleur de remplissage » Le bouton « couleur de trait » choisir la couleur, Le bouton « style de trait » Le bouton « style de ligne » discontinu.

Tous ces boutons pointent sur des fonctions accessibles également via le menu Format et qui sont expliquées en détail ci-dessous. Pour accéder à l’ensemble des caractéristiques de format de l’objet, positionnez-vous sur l’objet et choisissez dans le menu Format, l’option. Le nom de l’option du menu varie en fonction de l’objet que vous avez sélectionné (Zone de texte, Forme automatique, Image ou Objet selon le cas).

Cette option est également directement accessible avec le bouton droit de la souris.

Dans le premier onglet Couleurs et traits, dans la zone « Remplissage », vous pouvez choisir une couleur de fond. Vous pouvez également choisir un trait et sa couleur délimitant la zone. Si vous choisissez un trait, vous accédez à d’autres caractéristiques telles qu’épaisseur, pointillés et style.

Figure 9 : L’onglet Couleurs et traits de la boî te de dialogue de mise en forme

Lorsque vous vous souhaitez modifier la couleur de remplissage, vous pouvez choisir parmi les couleurs proposées. Dans le menu déroulant, si vous choisissez « Autres Couleurs », vous accédez à une palette plus large. Avec l’option Motifs et textures, vous pouvez utiliser des fonds intégrant des éléments graphiques plus élaborés. Vous pourrez ainsi intégrer des dégradés, des textures, des motifs et des images avec les onglets ci-dessous :

Figure 11 : L’onglet Position de la boî te de dialogue de mise en forme Dans l’onglet Image, vous définissez les caractéristiques propres à un objet de format image. Cet onglet n’est donc accessible que si vous avez sélectionné une image. A partir de cet onglet vous pouvez effectuer un rognage des bords si vous souhaitez par exemple construire un cadre auteur de votre image. Vous trouvez également des options de réglage de contraste et de luminosité.

Figure 12 : L’onglet Image de la boî te de dialogue de mise en forme

Dans l’onglet Zone de texte, vous définissez les caractéristiques propres à une zone de texte. Cet onglet n’est donc accessible que si vous avez sélectionné une zone de texte ou une forme contenant du texte :

Le « Point d’ancrage » du texte définit si le texte se situe en haut, en bas, ou au milieu dans sa zone. Les marges intérieures peuvent ê tre agrandies. Si vous souhaitez par exemple utiliser un trait pour délimiter la zone, agrandir les marges peut apporter plus de lisibilité. L’option « Renvoyer le texte à la ligne dans la forme » doit être activée si vous souhaitez conserver une largeur de forme fixe. Si vous n’activez pas cette option, lorsque vous écrivez du texte dans la forme celle-ci s’élargit au fur et à mesure. Lorsque vous activez l’option « Ajuster la forme au texte », la forme s’ajustera à la taille du texte automatiquement en hauteur et en largeur. Par défaut cette option est activée.

Figure 13 : L’onglet Zone de texte de la boî te de dialogue de mise en forme de la zone de texte

3.1.2.6 UTILISER LES FONCTIONS D’OMBRAGE Pour mettre en valeur les objets Image, Zone de texte et Forme automatique, vous pouvez utilisez des ombres et en choisir la forme, la taille et la couleur.

Pour ajouter une ombre à un objet, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton de la barre de dessin. La Première boi ̂te de dialogue rassemble les options qui permettent de définir la direction de l’ombre portée :

Pour sélectionner une diapositive, cliquez sur la diapositive souhaitée dans le volet plan. Vous pouvez également sélectionner plusieurs diapositives dans le volet plan :

Pour sélectionner une suite ininterrompue de diapositives, cliquez sur la première de la série puis sur la dernière en maintenant la touche shift enfoncée Pour sélectionner une suite disjointe de diapositives, cliquez sur la première puis celles que vous souhaitez sélectionner en maintenant la touche Ctrl enfoncée.

Pour sélectionner un objet sur une diapositive, cliquez sur l’objet. Pour sélectionner plusieurs objets, sélectionnez le premier puis les suivants en maintenant la touche Shift du clavier appuyée. Vous pouvez également utiliser la souris. Placez le pointeur dans un des coins de la zone où se trouvent les objets à sélectionner et déplacez la souris en maintenant le bouton gauche appuyé jusqu’à ce que tous les objets que vous souhaitez soient englobés dans la zone.

Pour sélectionner un texte dans une zone de texte, placez le pointeur au début du texte et déplacez la souris en maintenant le bouton gauche appuyé jusqu’à la fin du texte que vous souhaitez sélectionner. Attention : il n’est pas possible de sélectionner simultanément du texte dans des zones de texte distinctes.

3.2.2 DUPLIQUER, COPIER, COUPER, COLLER Les fonctions standard de copier/coller, de couper/coller et de duplication sont disponibles dans PowerPoint. Il est possible de travailler sur tous les éléments d’une diapositive et sur les diapositives mê me.

Pour copier un objet sur une diapositive, sélectionnez l’objet ou le groupe d’objet et utilisez le Menu Edition, option Copier. Positionnez-vous sur la diapositive de destination et choisissez dans le menu Edition l’option Coller. Vous pouvez également utiliser dans le Menu Edition, l’option Dupliquer. Si vous choisissez cette option l’objet sera nécessairement dupliqué sur la diapositive en cours. Pour couper un objet sur une diapositive, sélectionnez l’objet ou le groupe d’objet et utilisez le Menu Edition, option Couper. Positionnez-vous sur la diapositive de destination et choisissez dans le menu Edition l’option Coller. Ces opérations peuvent e ̂tre faites également sur les diapositives sélectionnées dans le volet Plan

3.2.3 SUPPRIMER, DEPLACER OU REDIMENSIONNER LES ELEMENTS D’UNE DIAPOSITIVE Vous pouvez supprimer, déplacer et redimensionner tous les éléments de votre diapositive (zones de titre et de texte, formes et images).

Pour supprimer un élément, cliquez sur le bord de la zone et allez dans le Menu Edition, option Effacer. Vous pouvez également utilisez la touche « Suppr » du clavier. Pour déplacer un élément, positionnez la souris sur l’un des bords de la zone, cliquez et déplacez la souris jusqu’à l’endroit souhaité en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. Lorsque vous ê tes à l’endroit souhaité, lâ chez le bouton de la souris. Vous pouvez également utiliser les différentes options Déplacer du menu Dessin.

Pour redimensionner un élément, vous pouvez augmenter ou diminuer la hauteur ou la largeur ou les deux dimensions en me ̂me temps. Vous pouvez également modifier les 2 dimensions de façon proportionnelle.

Pour modifier la hauteur, positionnez la souris sur le point d’ancrage central d’un bord horizontal de la zone. Une flèche double verticale apparai ̂t. Appuyez sur le bouton gauche de la souris et faites monter ou descendre la souris en maintenant le bouton enfoncé. Lorsque vous avez atteint la taille souhaitée, vous pouvez lâ cher le bouton de la souris.