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ELABORADO REVISADO (^) APROBADO EQUIPO TÉCNICO Y JURÍDICO Gestión Seguros CARMENZA BOHORQUEZ VELASCO Coordinadora del Grupo de Bienes Inmuebles y Seguros CARLOS HERNANDO MACIAS Líder de Proceso junio 28 del 2021 INSTITUTO NACIONAL DE VÍAS ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA RECLAMACIÓN EN CASO DE SINIESTROS VERSIÓN 3 PÁGINA (^1) DE 79
**1. INTRODUCCIÓN ...........................................................................................................................
- OBJETIVO Y ALCANCE ..................................................................................................................
- DEFINICIÓN Y CONSIDERACIONES BÁSICAS ..............................................................................** **3.1 DEFINICIONES ................................................................................................................
- PÓLIZA TODO RIESGO DAÑO MATERIAL ( T.R.D.M ) .............................................................. 4.1 PÓLIZA T.R.D.M - INCENDIO Y ANEXOS. ............................................................................ 4.2 PÓLIZA T.R.D.M.- POR HURTO SIMPLE O CALIFICADO ................................................... 4.3 PÓLIZA T.R.D.M - DAÑO PARCIAL-TOTAL POR DAÑOS EN EQUIPOS ELÉCTRICOS O ELECTRÓNICOS. ...........................................................................................................................
- PÓLIZA DE AUTOMÓVILES PROPIOS .......................................................................................**
5.1 PÓLIZA DE AUTOMÓVILES - PÉRDIDA PARCIAL - TOTAL POR DAÑOS..........................
5.2 PÓLIZA DE AUTOMÓVILES - HURTO SIMPLE Y HURTO CALIFICADO..............................
6. PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL...............................................
7. PÓLIZA DE VIDA GRUPO FUNCIONARIOS ................................................................................
7.1 PÓLIZA DE VIDA POR INCAPACIDAD PERMANENTE ........................................................
7.2 PÓLIZA DE VIDA POR FALLECIMIENTO DEL FUNCIONARIO ............................................
8. PÓLIZA DE MANEJO GLOBAL....................................................................................................
9. PÓLIZA DE INFIDELIDAD Y RIESGOS FINANCIEROS...............................................................
10. PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL SERVIDORES PÚBLICOS .........................................
11. PÓLIZA DE CASCO BARCO ......................................................................................................
12. PÓLIZA DE CASCO A V I O N ......................................................................................................
13. PÓLIZA DE TRANSPORTE DE VALORES................ ........... ... ............... .......
14. PÓLIZA DE TRANSPORTE DE MERCANCIAS..........................................................................
15 PÓLIZA TODO RIESGO DAÑO MATERIAL ( T.R.D.M ) ..............................................................
15.1 PÓLIZA T.R.D.M - INCENDIO Y ANEXOS. ............................................................................
15.2 PÓLIZA T.R.D.M.- POR HURTO SIMPLE O CALIFICADO ...................................................
15.3 PÓLIZA T.R.D.M - DAÑO PARCIAL-TOTAL POR DAÑOS EN EQUIPOS ELÉCTRICOS O ELECTRÓNICOS
16. PÓLIZA DE SEGURO OBLIGATORIO DE ACCIDENTES DE TRANSITO – SOAT ...................
17. NORMATIVIDAD VIGENTE.........................................................................................................
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1) INTRODUCCIÓN
La Subdirección Administrativa con la asesoría de los actuales Corredores de Seguros, quiere poner a disposición de los funcionarios del Instituto este manual con el fin de que se tenga conocimiento de los procedimientos a seguir en caso de reclamación. Es importante informar que al momento de tener conocimiento de un evento que genere pérdida o daños a los bienes del INVIAS, se debe notificar de forma INMEDIATA a la Subdirección Administrativa por medio de memorando interno u/o oficio informativo, a fin de reportar a los intermediarios de seguros y posteriormente a la compañía Aseguradora; esto, con el fin de evitar que se presenten prescripciones en términos de tiempos en los contratos de seguros. Cabe anotar que la prioridad para la Subdirección Administrativa es tener conocimiento del evento para reportarlo oportunamente y mantener actualizada la base datos SASPS. 2) OBJETIVO Y ALCANCE Orientar y documentar a los servidores públicos para la presentación oportuna de los sinestros ante la aseguradora en los tiempos establecidos para evitar prescripciones por términos de tiempos en los contratos de los seguros 3) DEFINICIONES Y CONSIDERACIONES BÁSICAS
• DEFINICIONES
Accidente: Es el acontecimiento inesperado, repentino e involuntario que pueda ser causa de daños a las personas o a las cosas independientemente de su voluntad. Accidente automovilístico: Un evento inesperado e imprevisto desde el punto de vista del asegurado o de un usuario reconocido que causa lesiones corporales o daños materiales que surgen de la propiedad, el mantenimiento o el uso de un automóvil u otro vehículo automotor. Actuario: Es el profesional que se basa en las matemáticas, la estadística, el cálculo de probabilidades y el cálculo actuarial para determinar el costo de las primas, cuotas y reservas de un seguro, con el objeto de que el monto de estas cantidades sea suficiente para el pago de las indemnizaciones y sea justa para el cliente. Acuerdo de las partes: Decisión que adoptan las partes respecto al conflicto planteado, ya sea extrajudicialmente o durante la tramitación del pleito indicado, para su resolución poniéndole fin.
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Avalúo del daño: Cuantificación de las pérdidas sufridas en un siniestro amparado por un seguro. Avalúo del objeto asegurado: Fijación del valor real o de reposición, según el caso, de los bienes asegurados. Banca seguros: Mecanismo de mercadeo mediante la utilización de los establecimientos de crédito para la promoción y venta de cierta clase de productos de seguros. Beneficiario: Es la persona física o moral designada por el asegurado para recibir los beneficios derivados de la póliza de seguros en caso de que se presente la pérdida o daño. Puede ser en determinado momento el mismo contratante de la póliza, como es el caso de los seguros de daños. Cancelación: La terminación de la cobertura de seguro durante el período de vigencia de la póliza. Capacidad del contrato: Este término es muy común en el negocio de reaseguro y significa la cantidad máxima de responsabilidad que tiene una aseguradora o reaseguradora con respecto a las indemnizaciones que deben cubrir y que a partir de dicha cantidad empieza a operar un contrato de reaseguro. Cedente: Es el término que se utiliza para definir a la compañía que asume un riesgo pero que transfiere parte de este a una reaseguradora, pero siempre es la primera compañía la responsable frente a una indemnización. Certificado de cobertura: Es el documento que entrega la entidad aseguradora cuando aún no está emitida la póliza. (No aplica en Colombia actualmente) Coaseguro: Todo riesgo tiene un límite de indemnización, particularmente en el seguro de daños ese límite no se puede rebasar debido a la capacidad de retención que tenga una aseguradora por su solvencia económica y sus reservas creadas. Cuando un negocio requiere una suma asegurada muy alta que rebasa estos límites surge la figura legal del Coaseguro en dónde otra aseguradora participa juntamente con la compañía líder en la aceptación del riesgo en un porcentaje determinado. En el seguro de gastos médicos se conoce también como la participación que tiene el asegurado en el monto de los gastos que realice por concepto de un accidente o una enfermedad y generalmente se fija en porcentaje de los gastos.(copago)Este principio es fundamental para la disminución de la siniestralidad de las aseguradoras. Cobertura: Es el alcance del riesgo que se desea asegurar. Comisiones: Son los pagos que las compañías hacen por la consecución de los negocios de seguros. En Colombia varían según el ramo de seguros y el intermediario (corredor o agente). Compañía de Seguros (Aseguradora): Entidad debidamente autorizada por la Superintendencia Financiera, que asume riesgos particulares a cambio de un pago que hace el asegurado.
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Contrato de Reaseguro: Es el acuerdo entre el Asegurador y el Reasegurador en dónde se estipulan los términos y las condiciones en virtud de los cuales una de las partes acepta en reaseguro las cantidades cedidas por la aseguradora para que en caso de siniestro se paguen los beneficios a la aseguradora. Contrato de Seguros: Es el contrato mediante el cual una parte se obliga al pago de una prima para poder tener derecho a recibir las indemnizaciones a consecuencia de una pérdida o daño amparada en el mismo. La otra parte se obliga a cubrir dichas indemnizaciones de acuerdo con el clausulado de dicho contrato en dónde generalmente se establecen las condiciones en que deben ocurrir los siniestros, se definen las exclusiones, las limitaciones y las condiciones de pago, temporalidad del compromiso y definiciones de los aspectos relacionados con el seguro. Corredor de Reaseguro: Es la persona intermediaria entre los aseguradores y los reaseguradores y obtienen su ingreso por las comisiones pagadas por el reasegurador. Corredor de Seguros: Es la persona que está vinculada con las aseguradoras para la promoción de los servicios que ofrecen a los asegurados o personas que demandan estos servicios. Normalmente operan con varias compañías para ofrecer la mejor alternativa a sus clientes. Cotización: Son los aportes que los trabajadores y patrones deben efectuar en forma obligatoria para financiar el cumplimiento de los beneficios que otorgue el Sistema de Pensiones. Cuota: Es la cantidad que se establece en las tarifas para el cálculo de una prima de seguro, normalmente se fija en porcentaje o al millar de la suma asegurada. Daños : El costo de indemnizar a quienes sufran lesiones corporales o daños materiales a causa de un accidente automovilístico. Es posible que estos daños puedan pagarse hasta los límites de responsabilidad civil como se indica en la página de declaraciones. Esto no incluye las cantidades que deban pagarse por decisión judicial como castigo o disuasión. Daños materiales : Este seguro cubre los daños materiales causados por accidentes automovilísticos. Los daños materiales significan los daños o la destrucción de propiedades materiales, incluyendo la pérdida de uso de esa propiedad. La cantidad máxima que pagará la compañía de seguros para cualquier accidente dado aparece indicada en la página de declaraciones. Endoso : Documento que emite la aseguradora y que pasa a formar parte integrante del contrato del seguro como un suplemento de este, y que se utiliza para efectuar aclaraciones y modificaciones de las condiciones de póliza. Por ejemplo, se puede hacer por vía de endoso la transferencia o cambio del titular del seguro o el cambio de vehículo en el caso del seguro de automotores.
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Indemnizaciones : Son los pagos que realizan las aseguradoras a los asegurados a consecuencia de pérdidas o daños a sus bienes o a sus personas. Las leyes de muchos países establecen que las indemnizaciones pueden ser en dinero o mediante la reposición de los bienes dañados por otros de las mismas características o condiciones. Esto es muy claro en el seguro de automóviles en donde la práctica es normalmente la reparación de los daños en los talleres con los que operan las aseguradoras y el asegurado no recibe ninguna cantidad de dinero por estos daños. Índice de siniestralidad : Coeficiente o porcentaje que refleja la proporción existente entre el costo de los siniestros producidos en un conjunto o cartera determinada de pólizas y el volumen global correspondiente de las primas emitidas en el mismo periodo de operación. Infraseguro : Es la situación que se presenta cuando el valor de la suma asegurada es menor al valor real de los bienes cubiertos. Esto normalmente las aseguradoras lo tratan de evitar pidiendo en sus pólizas que el valor declarado debe ser igual al valor real de los bienes asegurados. Interés asegurable : Se refiere a la relación económica que tenga el asegurado con los bienes o personas que se están amparando en la póliza. No se trata del interés que tenga el valor de los bienes. Así, en el seguro de vida la mayoría de las compañías piden que la persona cubierta tenga un parentesco, relación comercial o de negocios con el beneficiario o el que paga las primas. En el caso del seguro de daños se refiere a la pérdida económica que le representaría al asegurado el daño o pérdida del bien amparado. Intermediario de Seguros : Es el agente de seguros que normalmente realiza las labores de promoción de los productos de las aseguradoras entre sus clientes. Asume también la responsabilidad de asesorarlos en la contratación de las coberturas, ponerlo al tanto de las alternativas del mercado, aclararle las limitaciones, exclusiones y costos del seguro, realizar los trámites para la contratación de la póliza y en muchos de los casos asesorarlo para la obtención de las indemnizaciones en caso de siniestro. En otras palabras, es la persona natural o jurídica que promueve la celebración de contratos de seguro. Existen cuatro clases de intermediarios:
- Dependiente (Persona natural con contrato laboral que representa una sola aseguradora)- Independiente (Persona natural que representa una o varias aseguradoras) - Agencia de Seguros (Persona jurídica que representa una o varias aseguradoras) Corredores de Seguros (Persona jurídica especializada independiente de las aseguradoras) Inversión Admisible : Es aquella que establece la ley como de libre composición por parte de las compañías. Inversión Forzosa : Es aquella que fija el gobierno para las compañías de seguros y de capitalización. Debe efectuarse en determinado tiempo y está constituida en la actualidad principalmente por Bonos del Instituto de Crédito Territorial, Bonos Forestales y Títulos Canjeables. Jubilación : Retribución económica que percibe el trabajador retirado de su ocupación profesional, a causa de haber alcanzado la edad preestablecida a tal efecto.
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Jurisdicción : En seguros, se utiliza esta expresión para designar a los órganos judiciales que habrán de entender las cuestiones litigiosas o discrepancias surgidas entre asegurador y asegurado respecto a la aplicación de las condiciones previstas en la póliza. Jurisprudencia : Conjunto de principios constitutivos de fuente de derecho basados en resoluciones o sentencias judiciales. La ley de los grandes números y de probabilidades : Es una ley que definió y nombró el Científico Francés Poisson y es la que hace posible el desarrollo de la actividad aseguradora. Establece la medida en que el número de casos expuestos a un riesgo es mayor, es menor la posible desviación del resultado de la probabilidad de que ocurra. Límite de responsabilidad de la Aseguradora : Es la cantidad máxima que pagará en caso de presentarse un siniestro. Margen de solvencia : Conjunto de recursos constituidos por patrimonio propio no comprometido, coincidente en cierta medida con el patrimonio neto contable que, como mínimo deben tener las entidades aseguradoras para garantizar los compromisos adquiridos con sus asegurados. Se trata de patrimonio libre, no sujeto a obligación alguna, cuya cuantía mínima viene legalmente establecida. Mediador : Contrato por el que una persona (mediador o corredor) se obliga, a cambio de una retribución, a proporcionar a otra la posibilidad de concretar un contrato con un tercero. Modalidad de seguro : Cobertura especifica dentro de un ramo de seguro. Mora : Expresión que, en general, significa retraso en el cumplimiento de una obligación. En seguros, puede afectar al asegurado – retraso en el pago de las primas- o al asegurador. retraso en el pago de la indemnización-. Notificación del siniestro : Comunicación al asegurador que efectúa el asegurado para darle a conocer la ocurrencia de un siniestro. Es una de las obligaciones principales del asegurado, en caso de siniestro, cuyo incumplimiento puede dar lugar a la pérdida de la indemnización debida por el asegurador. Novación del contrato de seguros : Modificación de alguno de los elementos esenciales del contrato, que puede consistir en un aumento o reducción de los objetos asegurados, en la inclusión de nuevos riesgos, en la modificación de los capitales asegurados etc. Para su validez, estas modificaciones deben recogerse en un documento anexo a la póliza. Nulidad : Ineficacia de un acto jurídico al carecer de las condiciones necesarias para su validez, por falta de algún elemento esencial en su formación o por violación al celebrarlo de normas prohibitivas o imperativas de orden público.
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Proporción indemnizable : Las pólizas de daños establecen que los bienes deben asegurarse al 100% de su valor real, de no ser así en caso de que sea menor el valor asegurable, la compañía pagará los daños en la proporción que guarden el valor real y el valor asegurable. Prescripción: Art. 1081 Código de Comercio. La prescripción de las acciones que se derivan del contrato de seguro o de las disposiciones que lo rigen podrá ser ordinaria o extraordinaria. La prescripción ordinaria será de dos años y empezará a correr desde el momento en que el interesado haya tenido o debido tener conocimiento del hecho que da base a la acción. La prescripción extraordinaria será de cinco años, correrá contra toda clase de personas y empezará a contarse desde el momento en que nace el respectivo derecho. Estos términos no pueden ser modificados por las partes. Partes del Contrato de Seguros. Artículo 1037 Código de Comercio: Son partes del contrato de seguro: El asegurador, o sea la persona jurídica que asume los riesgos, debidamente autorizada para ello con arreglo a las leyes y reglamentos, y El tomador, o sea la persona que, obrando por cuenta propia o ajena, traslada los riesgos. Reasegurar : Es cuando los aseguradores transfieren parte de su riesgo a una reaseguradora. Reaseguro : Es el método mediante el cual las compañías de seguros distribuyen sus riesgos entre otras compañías de seguros o de reaseguro para disminuir su responsabilidad frente a un asegurado y disminuir al máximo su pérdida probable. Es también la cantidad que asume la reaseguradora frente a un riesgo. Reclamación : La solicitud de pagos de una persona a una compañía aseguradora por una pérdida cubierta por una póliza. Sus reclamaciones a su compañía aseguradora son reclamaciones directas de asegurado. A las reclamaciones efectuadas por una persona contra la compañía aseguradora de otra persona se les denomina reclamaciones de terceros. Renovación automática : Es el acuerdo entre las partes por el cual el seguro se prorroga tácitamente por un nuevo período de vigencia Renovación del Seguro : Acto por el que el seguro se extiende por un nuevo período de cobertura, generalmente de un año. Rescisión : Es la finalización del contrato en una fecha anterior a la prevista; produce efectos a futuro
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Reserva para los riesgos en curso : Normalmente se constituyen por la Ley para prevenir que los asegurados puedan cobrar oportunamente sus indemnizaciones cuando un siniestro ya ha ocurrido no obstante que el ejercicio de la aseguradora haya terminado y el pago de las indemnizaciones continuará en el nuevo ejercicio. Reservas : Es la cantidad determinada por la aseguradora, que considera necesaria para hacerle frente a las indemnizaciones que se le presentaran en un período determinado de tiempo. En otras palabras, la cantidad Que tiene la compañía estimada para el pago de los siniestros y que calcula mediante las matemáticas y el cálculo actuarial. Reservas Especiales : Se derivan de las leyes y se constituyen para mantener la solvencia de la compañía en caso de que se presenten reclamaciones que pudieran desviarse de lo planeado o para riesgos muy particulares como el de terremoto o riesgos catastróficos. Reservas legales : Son aquellas que deben constituir las aseguradoras por ley dependiendo de cada país por su naturaleza o monto. Van encaminadas a fortalecer su capital, su solvencia y la estabilidad del mercado. Reservas Matemáticas : En el seguro de vida, la prima es pagada anualmente por el asegurado en un plan a largo plazo, siendo en la mayoría de los casos una cantidad fija, y se llama prima nivelada. Sin embargo, a medida que el asegurado envejece el riesgo de muerte es más alto. La prima por tanto es mayor a lo que se debería de cobrar en los primeros años. El diferencial entre lo que se debería de cobrar al principio y lo que se paga realmente, sirve para constituir una reserva a largo plazo. Una de las razones por las que sucede esto es porque a edades muy altas la persona no podría hacerle frente al pago de la prima y por esta razón se le cobra más en edades jóvenes. Reservas para pagos pendientes : No obstante que las aseguradoras cierren sus ejercicios fiscales, existen muchas indemnizaciones que no pueden ser pagadas totalmente y deben reflejarse estos casos en sus resultados contables, por lo que es necesario que se creen estas reservas estimando las cantidades que están pendientes de pago. Esto se debe crear para cada ramo o subramo que explote la aseguradora. R eservas para riesgos subnormales : Se refieren a aquellas reservas que se constituyen para los riesgos cuya experiencia de siniestralidad pueden causar desviaciones con respecto a lo esperado por su magnitud o su gravedad. Reservas Técnicas : Son en sí todas las reservas que tiene que constituir las aseguradoras y que son las reservas, matemáticas, las de riesgos en curso de pago y las reservas para pagos pendientes.
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Subrogación : Es la transferencia al Asegurador de los derechos que correspondan al Asegurado contra un tercero, debido a un siniestro sufrido, hasta el monto de la indemnización que abone. El Asegurado es el responsable de todo acto que perjudique este derecho del Asegurador. Derecho que cede el asegurado a favor del asegurador para que éste adelante acción contra el tercero responsable del siniestro. Suma Asegurada : Es el valor asignado en la póliza como la responsabilidad máxima que debe pagar la Compañía de seguros en caso de pérdida o daño a los beneficiarios de esta. Supra-seguro : Es cuando el valor de los bienes asegurados es mayor al valor asegurado. Las aseguradoras niegan el pago de las cantidades que exceden la suma asegurada contratada ya que en ningún caso tuvieron conocimiento de que el valor asegurado era inferior y no cobraron la prima justa ni crearon reservas para hacerle frente a una cantidad mayor. Tabla de mortalidad : Número de personas que respecto a un grupo determinado muere en un periodo de tiempo, generalmente un año. Tomador : Es la persona que contrata el seguro con el Asegurador. Generalmente en los seguros individuales el tomador contrata el seguro por cuenta propia, uniéndose así en una persona dos figuras (Tomador o Contratante y Asegurado). Por el contrario, el seguro es por cuenta ajena cuando el tomador es distinto del Asegurado; esta situación es típica en los seguros colectivos. Es la persona que, obrando por cuenta propia o ajena, traslada los riesgos a una aseguradora. Unilateral : Acto jurídico que solo impone obligaciones a una sola de las partes. Unión de sociedades: Con este término se hace referencia al conjunto de mecanismos utilizados para, con distintos grados de intensidad, unir la actividad de varias empresas societarias. Usuario : Persona que recibe el beneficio de un producto, ya sea consumiéndolo o creando mediante un proceso posterior, otro producto destinado a la venta. Usufructo : Derecho de usar y gozar de una cosa cuya propiedad pertenece a otro, con tal que no se altere su sustancia. Validez : Cualidad de un acto o contrato jurídico para que produzca todos los efectos que se deriven de su propia naturaleza y de la voluntad constitutiva. Valor asegurado : Se llama así al máximo pagadero en caso de siniestro previamente estipulado en las condiciones de póliza. Valoración del riesgo : Proceso mediante el cual se establece la prioridad de que ocurran daños personales o pérdidas materiales y la cuantificación de estos.
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Vencimiento del seguro : Finalización de los efectos de una póliza como consecuencia del cumplimiento de las condiciones previstas y determinadas de ello. Vitalicia : Que dura desde que se obtiene hasta el fin de la vida. Suele aplicarse a cargos, rentas, pólizas de seguros etc. Zona de librecambio : Las establecidas entre dos o más países eliminando los derechos de aduana para las mercancías procedentes de la zona afectada. Se diferencia de la unión aduanera en que ésta afecta a todo tipo de mercancías y establece un arancel común a países terceros. Zona Franca : Sinónimo de depósito o puerto franco. El Instituto Nacional de Vías tiene contratadas las siguientes Pólizas:
- Póliza Todo Riesgo Daño Material
- Póliza Automóviles Propios
- Póliza Responsabilidad Civil Extracontractual
- Póliza de Vida Grupo Funcionarios
- Póliza de Manejo Global
- Póliza de Infidelidad y Riesgos Financieros
- Póliza de Responsabilidad Civil Servidores Públicos
- Póliza de Casco Barco
- Póliza Casco Avión
- Póliza de Transporte de Valores
- Póliza de Transporte de Mercancías
- Póliza Todo Riesgo Daño Material - PSCN
- Póliza Automóviles Propios - PSCN
- Póliza de Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito SOAT 4) - PÓLIZA TODO RIESGO DAÑO MATERIAL (T.R.D.M ) Ampara las pérdidas y/o daños materiales que sufran los bienes de propiedad del Instituto Nacional de Vías
- Invias, o bajo su responsabilidad, tendencia o control y, en general, los recibidos a cualquier título y/o por los que tenga algún interés asegurable. 4.1- PÓLIZA T.R.D.M - INCENDIO Y ANEXOS Ampara los daños causados a los inmuebles de propiedad o por los que sea o llegaré a ser responsable el Instituto Nacional de Vías – INVIAS, así como los entregados en comodato siempre y cuando sean avisados a la compañía de seguros.
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Verificar el reconocimiento de la indemnización correspondiente dentro del mes siguiente a la fecha en que el INVIAS dio aviso del siniestro a los Corredores Seguros y la cuantía de la pérdida, siempre y cuando la reclamación no se haya objetado
. NOTA : La compañía pagará la indemnización en dinero o mediante la reposición o reparación o reconstrucción de los bienes asegurados, dentro de lo estipulado en las cláusulas establecidas en el proceso de licitación Subdirector(a) Administrativo(a); Coordinador Grupo Bienes Inmuebles y Seguros, Funcionario Encargado Seguros - Correo Electrónico - Seguimiento aplicativo 4.1. Realizar el trámite del pago y/o reposición, así:
- Buscar la firma del Subdirector Administrativo del Recibo de Indemnización expedido por la aseguradora, previo análisis de conveniencia.
- Informar al proveedor elegido la aceptación de la oferta, e indicando trámites (factura girada a nombre del instituto Nacional Vías, con NIT, Certificado de existencia y representación, y número de cuenta para el pago por medio de certificación Bancaria) No mayor a 30 días de expedición, Diligenciamiento Formulario SARLAF. Subdirector(a) Administrativo(a); Coordinador Grupo Bienes Inmuebles y Seguros, Funcionario Encargado Seguros
- Oficio
- Factura
- Certificación Bancaria (no mayor a 3 meses)
- Copia de la Cedula Representante legal
- Cámara de comercio (no mayor a 3 meses)
- Rut de la persona o empresa titular de la cuenta que aparece
- Formulario de conocimiento de terceros SARLAF debidamente diligenciado y firmado
- Recibo Indemnización Firmado
- Seguimiento aplicativo
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4.2 - PÓLIZA T.R.D.M.- POR HURTO SIMPLE O CALIFICADO
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO/REGISTRO
Recepcionar las solicitudes de la pérdida por hurto de los bienes del INVIAS, en forma escrita identificando los sucesos de modo, tiempo y lugar en que sucedieron los hechos a su superior jerárquico adjuntando la denuncia instaurada ante la respectiva autoridad competente; este, procederá a informar de manera inmediata, a la Subdirección Administrativa. Funcionario Encargado del Bien
- Superior Jerárquico
- Informe de modo tiempo y lugar
- Denuncia
- Memorando 4.2. Verificar los documentos del funcionario encargado del bien, proyectar oficio del aviso a Corredores de seguros adjuntado, informe tiempo modo lugar, denuncia, entrada almacén y cotización de los elementos siniestrados de iguales características, SICOR Coordinador Grupo Bienes Inmuebles y Seguros, Funcionario Encargado Seguros
- Oficio
- Informe de modo tiempo y lugar
- Denuncia
- Entrada Almacén
- Cotización de los elementos hurtados de iguales características 4.2. Reportar inmediatamente al área de control interno disciplinario, adjuntado los documentos relacionados por el funcionario encargado del bien y los reunidos por el área de seguros, aviso siniestro a los corredores seguros, informe tiempo modo lugar, denuncia, entrada almacén y cotización de los elementos siniestrados de iguales características, SICOR, SASPS Subdirector(a) Administrativo(a); Coordinador Grupo Bienes Inmuebles y Seguros, Funcionario Encargado Seguros
- Oficio
- Informe de modo tiempo y lugar
- Denuncia
- Entrada Almacén
- Cotización de los elementos hurtados de iguales características
- Memorando
- Creación Carpeta Física y Sistema 4.2. Atender requerimientos de la aseguradora y de los intermediarios de seguros Subdirector(a) Administrativo(a); Coordinador Grupo Bienes Inmuebles y Seguros, Funcionario Encargado Seguros
- Oficio
- Seguimiento aplicativo
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4.3 - PÓLIZA T.R.D.M - DAÑO PARCIAL-TOTAL POR DAÑOS EN EQUIPOS
ELÉCTRICOS O ELECTRÓNICOS.
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO/REGISTRO
Recepcionar las solicitudes de la pérdida por hurto de los bienes del INVIAS, en forma escrita identificando los sucesos, tiempo y lugar en que sucedieron los hechos por medio de correo electrónico o memorando a su superior jerárquico adjuntando registros gráficos y revisión técnica realizada por el área correspondiente o responsable dependiendo del tipo de bien; este, procederá a informar de manera inmediata, a través de memorando interno a la Subdirección Administrativa. Funcionario Encargado del Bien
- Superior Jerárquico
- Informe de modo tiempo y lugar
- Informe técnico del área responsable según sea el tipo del bien
- Registro Fotográfico
- Memorando 4.3. Verificar los documentos del funcionario encargado del bien, proyectar oficio del aviso a Corredores de seguros adjuntado, informe tiempo modo lugar, Informe técnico, registro fotográfico entrada almacén y cotización de reparación o reposición de los elementos siniestrados de iguales características, SICOR Coordinador Grupo Bienes Inmuebles y Seguros, Funcionario Encargado Seguros
- Oficio
- Informe de modo tiempo y lugar
- Informe técnico del área responsable según sea el tipo del bien
- Registro Fotográfico
- Entrada almacén
- Cotización para reparación o reposición
- Creación en el aplicativo 4.3. Atender requerimientos de la aseguradora y de los intermediarios de seguros Subdirector(a) Administrativo(a); Coordinador Grupo Bienes Inmuebles y Seguros, Funcionario Encargado Seguros
- Oficio
- Seguimiento aplicativo
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Verificar el reconocimiento de la indemnización correspondiente dentro del mes siguiente a la fecha en que el INVIAS o beneficiario acredite aun extrajudicialmente, la ocurrencia del siniestro y la cuantía de la pérdida, siempre y cuando la reclamación no se haya objetado. NOTA : La compañía pagará la indemnización en dinero o mediante la reposición o reparación o reconstrucción de los bienes asegurados, dentro de lo estipulado en las cláusulas establecidas en el proceso de licitación Subdirector(a) Administrativo(a); Coordinador Grupo Bienes Inmuebles y Seguros, Funcionario Encargado Seguros
- Correo Electrónico
- Seguimiento aplicativo 4.3. Realizar el trámite del pago y/o reposición, así:
- Buscar la firma del Subdirector Administrativo del Recibo de Indemnización expedido por la aseguradora, previo análisis de conveniencia.
- Informar al proveedor elegido la aceptación de la oferta, e indicando trámites (factura girada a nombre del instituto Nacional Vías, con NIT, Certificado de existencia y representación, y número de cuenta para el pago por medio de certificación Bancaria) No mayor a 30 días de expedición, Diligenciamiento Formulario SARLAF. Subdirector(a) Administrativo(a); Coordinador Grupo Bienes Inmuebles y Seguros, Funcionario Encargado Seguros
- Oficio
- Factura
- Certificación Bancaria (no mayor a 3 meses)
- Copia de la Cedula Representante legal
- Cámara de comercio (no mayor a 3 meses)
- Rut de la persona o empresa titular de la cuenta que aparece
- Formulario de conocimiento de terceros SARLAF debidamente diligenciado y firmado
- Recibo Indemnización Firmado
- Seguimiento aplicativo 4.3. Enviar copia de la factura al área de Almacén e inventarios para la entrega del elemento a satisfacción). Coordinador Grupo Bienes Inmuebles y Seguros, Coordinador Grupo de Almacén Inventario Funcionario Encargado Seguros
- Copia de la factura
- expediente del siniestro
- Seguimiento aplicativo
